Så kommer det IT-ledda samarbetet att prägla arbetsplatsen efter covid-19

Det här har även blivit ett tillfälle för reflektion, och såväl små som stora företag har omvärderat sina digitala lösningar. Anställda, beslutsfattare och IT-avdelningar har fått en annan inställning, eftersom många som arbetar hemifrån har kommit att sakna kontorstekniken – inklusive tillgången till skrivare – på ett sätt som de inte kunnat föreställa sig tidigare. Vi har dessutom hjälpt kontorslokaler att använda Brothers etikettskrivare för att skriva ut väl synliga hälso- och säkerhetsmeddelanden i samband med covid-19.

För att främja produktiviteten och för att företagen ska kunna dra nytta av det nya sättet att arbeta anser vi att det digitala samarbetet måste öka, med start hos IT-avdelningarna som behöver prata med personal och ledning för att förstå och implementera de digitala lösningar som distansarbetet kräver. 

Nöjda ”kunder”

De anställda har blivit mer som kunder än kollegor till IT-avdelningen, vilket innebär att IT-medarbetarna måste fokusera på ”kundnöjdhet” även när det gäller personalen. Det här är helt nytt för vissa IT-avdelningar, som behöver anpassa sitt arbetssätt och utveckla ett serviceinriktat synsätt även gentemot de anställda.

Vad användarna vill ha kontra vad de faktiskt behöver måste övervägas för att säkerställa att de digitala lösningarna skapar bästa möjliga resultat och ryms inom budgeten. Man måste ta hänsyn både till IT-avdelningen – vars uppdrag och ansvarsområden ständigt utvecklas – och de påfrestningar som det nya arbetssättet innebär för de anställda. 

Det finns naturligtvis många komplexa frågor att ta ställning till när lösningarna ska utarbetas, exempelvis det ökade distansarbetet i förhållande till behovet av utskrifter på kontoret. Genom flera utspridda utskriftsenheter kan man förhindra att användarna samlas vid en enda maskin på kontoret. Det bidrar inte bara till social distansering utan ökar även produktiviteten.

Beslutsfattare inom IT måste fortfarande använda sina expertkunskaper för att implementera ny teknik, men gemensamma satsningar i form av personalundersökningar, brainstorming och e-utbildningar kan vara det effektivaste sättet att utveckla nya arbetssätt och processer som håller alla nöjda, och ännu viktigare, friska .  

Hur samspelta är IT-avdelningarna och de anställda?

En undersökning^[1] som genomfördes före coronautbrottet visade att IT-beslutsfattare och anställda hade olika syn på digitala lösningar – åsiktsskillnader som kan ha förändrats till följd av pandemin.

Enligt del 2 av Quocircas rapport Print 2025 som Brother beställt trodde endast 36 % av kontorsarbetarna att utskrifter kommer att vara mycket eller ganska viktiga för deras verksamhet 2025, jämfört med 65 % av IT-beslutsfattarna. 

Detta har sannolikt förändrats efter den senaste tidens utveckling, eftersom de anställda kanske tog utskriftstekniken för given när den var lättillgänglig på kontoret. Att arbeta utan smidig åtkomst till utskriftsutrustning har förmodligen gjort de anställda mer medvetna om dess stora betydelse på arbetsplatsen.  Oavsett om det handlar om att arkivera viktiga dokument, använda utskrifter för att korrekturläsa en broschyr eller skriva ut material inför ett möte är skrivaren ett viktigt verktyg.

Undersökningen visade också att fler kontorsarbetare (62 %) värdesätter samarbetsverktyg som snabbmeddelanden, skärmdelning och ljud- och videokonferenser, jämfört med 45 % av IT-beslutsfattarna. 

Med den enorma övergången till distansarbete är det även här sannolikt att synen på samarbetsverktyg har förändrats, med tanke på att de anställda nu ser ett mycket större värde i onlineverktyg. IT-avdelningen måste med andra ord samarbeta med beslutsfattarna, testa olika metoder för att se vad som fungerar bäst för den aktuella verksamheten och implementera de effektivaste åtgärderna.  

Framtidens utskrifter

Tillvaron på kontoret förväntas inte bli sig lik när pandemin är över, och det ska bli intressant att se hur företagen anpassar sig till det nya normalläget. 

Många förutspår att fler kommer att arbeta hemifrån och att virtuella möten och konferenser i vissa fall kommer att ersätta traditionella fysiska möten. 

För framtida utskriftsbehov kan företagen överväga att sprida ut skrivarna eller till och med implementera företagsskrivare i de anställdas hemmiljö, en lösning som Brother nyligen introducerat på vissa små och medelstora företag

På så sätt får medarbetarna tillgång till samma fördelar och utskriftsfunktioner hemma som på jobbet, samtidigt som företaget kan behålla kontrollen och tillämpa befintliga säkerhetsprotokoll.

Eftersom arbetssituationen ständigt förändras är prognosen för framtidens kontor osäker.  Oavsett vad som händer är det ett måste att IT-avdelningarna kontinuerligt kommunicerar med de anställda och samarbetar för att utveckla de digitala lösningar som är mest kostnadseffektiva och produktiva för företagen och som kan värna om medarbetarnas framtida behov och säkerhet.

Läs mer om digital digitala lösningar här.


_{1 Del 2 av Quocircas rapport Print 2025, beställd av Brother}