Så hanterar du utskrifter på flera olika platser

För att du ska få bästa tänkbara lösning ger vi dig några tips kring vad du bör tänka på när du implementerar Managed Print Services (MPS) på flera olika platser.

Du förväntas inte sitta inne med alla svar, men för att vara så väl förberedd som möjligt är det en bra idé att ange så många av era krav som möjligt så att er leverantör kan presentera en heltäckande lösning som tillgodoser era specifika behov. Sådana aspekter kan vara vilken programvara din utrustning ska kunna interagera med och vilka företagets främsta arbetsflöden är. Genom att sammanställa en konkret lista med alla dina servicebehov, implementeringsfaktorer och rapporteringskrav tidigt i processen slipper du problem med dina utskriftslösningar längre fram.

Även om du kan tillhandahålla samma tjänster på flera olika platser har de olika kontoren med största sannolikhet olika fysiska förutsättningar. En dåligt dimensionerad skrivare kan få oväntat stora konsekvenser för produktiviteten, och det är därför viktigt att vara medveten om exakt hur stor plats skrivaren kommer att ta. Då kan du tillgodose behoven på varje enskilt kontor, samtidigt som du säkerställer kontroll och stordriftsfördelar centralt. Vi på Brother kan hjälpa dig med rådgivning och utvärderingar för flera platser och enheter så att skrivarna placeras så effektivt som möjligt.

En managed print service ska bidra till effektivitet på så många platser som möjligt – i synnerhet när det gäller medarbetarnas tid och produktivitet. En tillförlitlig leverantör säkerställer under bedömningsfasen att du inte överskattar dina utskriftsbehov och adderar onödiga kostnader. En multifunktionsenhet med mängder av efterbehandlingsfunktioner riskerar att förvirra användare med begränsad erfarenhet av skrivarfunktioner. Genom analys och användartestning kan du introducera kostnadsbesparande system som säkerställer att alla delar av verksamheten får sina behov tillgodosedda. Med Brothers anpassade lösningar för utskriftshantering får du den prestanda du behöver utan att betala för överflödiga funktioner eller investera tid i onödig utbildning.

4. Rapportera och konfigurera

Med hjälp av programvara för utskriftshantering kan du få fullständig överblick över användningen vid alla dina anläggningar. På så sätt kan du hålla koll på drifttid och kostnader för att säkerställa att allt löper smidigt. En stor fördel med utskriftshanteringen är att den betalar sig själv: Ju mer du lär dig av rapporteringen, desto mer kan du anpassa utrustningen för att förbättra prestandan och öka kostnadseffektiviteten. Programvara för utskriftshantering kan även ge dig större kontroll över samtliga skrivare. Du kan ange och anpassa behörigheter centralt, till exempel för färgutskrifter vid vissa tider under året.

Hantering och överföring av konfidentiella persondokument kan innebära komplicerade säkerhets- och integritetsutmaningar. Om du väljer en MPS-lösning med möjligheten att digitalisera dokument direkt till säkra nätverksmappar kan du garantera konfidentialitet inom hela verksamheten. Det innebär samtidigt ett slut på kostnaden och riskerna i samband med att posta eller mejla känsliga dokument mellan olika platser. Brother kan till och med skapa specifika knappar direkt på pekskärmen för att snabba på processen ytterligare.

Du kan även utnyttja utskriftslösningar som secure function lock, som ger dig möjlighet att begränsa vissa funktioner till specifika enheter och motverka externa cybersäkerhetshot. Dessa kan kombineras med pull printing, vilket innebär att dokumentet skrivs ut först när ett ID-kort eller en användarspecifik PIN-kod används. Förutom att minska svinnet hjälper det dig att kontrollera användningen så att varje utskriven sida kan spåras på varje enskilt kontor.

Dags att välja rätt partner

En MPS-lösning gynnar hela verksamheten, men för en lyckad implementering behövs rätt förberedelser. Vilket i sin tur kräver rätt partner. Du behöver någon som samarbetar med dig för att verkligen förstå de exakta behoven inom ditt företag och utforma en unik lösning för just er. Samma partner måste sedan finnas till hands för att hjälpa dig med att anpassa och optimera din tjänst. Vi på Brother inleder processen med välplanerad rådgivning hos en av våra MPS-experter för att säkerställa att din lösning får precis rätt förutsättningar.

Brother tillhandahåller tekniska lösningar för företag i alla storlekar inom en rad olika branscher. Vår tredelade MPS-process med bedömning, övergång och optimering innebär ökad effektivitet och produktivitet för företag med verksamhet på flera olika platser. Och hela paketet levereras med överlägsen känsla för personlig service och support.

Läs mer om Brothers MPS-lösningar.