Managed Print Services (MPS) är program som tillhandahålls av utskriftsleverantörer för att hantera skrivarenheter inklusive skannrar, faxar och kopiatorer. Med hjälp av dem kan organisationer förbättra sin effektivitet, produktivitet och informationssäkerhet genom att övervaka användningen, byta ut förbrukningsdelar och uppfylla organisationens utskriftsbehov. MPS ger många av följande fördelar för stora och små organisationer. Läs mer om sju viktiga fördelar med MPS nedan:
Det kan vara frustrerande att se hur mycket tid medarbetarna lägger på skrivarrelaterade uppgifter. Förutom den tid det tar att skriva ut, skanna, kopiera eller faxa dokument på gamla maskinvaror eller med dåligt konfigurerad programvara får de även lägga tid på att åtgärda fel på apparaten och byta ut bläckpatroner och tonerkassetter. MPS bör identifiera sådana problem så att medarbetarna kan lägga sin tid på andra saker.
Det är dyrare att underhålla varje apparat för sig än att ha ett automatiserat, molnbaserat system för att sköta detta anpassat till antalet apparater. MPS ansluter apparaterna till ett övervakningssystem så att nya tonerkassetter levereras och reparationer utförs precis vid rätt tid.
Tack vare en grundlig utskriftsutvärdering kan du identifiera sätt att effektivisera dina maskinvaror. I själva verket innebär ju alltför många apparater i organisationen högre underhållskostnader, och de tar dessutom upp mer plats och förbrukar mer elektricitet. En utskriftsexpert kan beräkna den faktiska kostnaden för en ogenomtänkt lösning och identifiera besparingsmöjligheter.
Totalt sett är det tydligt att man kan uppnå avsevärda kostnadsbesparingar med MPS jämfört med att installera och underhålla skrivarna själv.
Utskriftsbehoven för olika avdelningar inom en organisation kan variera. Efter en inledande utvärdering av organisationens nuvarande och framtida behov bör MPS-leverantören kunna rekommendera ett skräddarsytt program för dessa avdelningar. Det kan exempelvis handla om att skriva ut från mobila enheter eller från en annan plats, eller om ett behov av att skriva ut särskilda dokumentstorlekar och -format som de använder ofta.
Enligt tidningen Computing svarade mer än hälften av de IT-chefer som tillfrågades i en undersökning 2015 att de betalar per sida för sina MPS (se figuren ovan). Dessutom kan du se förbrukningen i realtid och har tillgång till prognosverktyg för dina apparater. På så sätt får du bättre kontroll över din budget.
De mest framgångsrika företagen strävar efter att hela tiden förbättra sina processer för att ligga steget före konkurrenterna. I undersökningen i Computing 2015 kunde vi konstatera just detta. Titta på siffrorna och de olika teknikprojekt som IT-cheferna planerade på arbetsplatsen under de kommande 24 månaderna i figuren ovan.
Med rätt MPS-lösning kan du optimera arbetsflödet och lägga till produkter vid behov.
I den grupp IT-chefer som deltog i en undersökning i Computing för Brother i Storbritannien avsåg 28 procent att införa säker utskriftsteknik eller förbättra utskriftssäkerheten ytterligare. Det är föga överraskande med tanke på risken för stöld av immateriella egendomar och brott mot informationssäkerheten. Så hur kan MPS bidra till att minimera sådana hot?
Den utskriftsutvärdering för hela organisationen som ingår i MPS kan identifiera de utskriftsrisker och hot mot immateriella egendomar som din organisation utsätts för. MPS-programmet bidrar sedan till att minimera dessa risker med hjälp av en skräddarsydd utskriftssäkerhetsplan. Det kan bland annat handla om att införa inloggningsrutiner för utskrifter för att förhindra att dokument stjäls från skrivarens utmatningsfack. Det kan också handla om avfalls- och dokumenthanteringsanläggningar. Dessutom kan man installera multifunktionsskrivare med automatisk hårddiskradering och nätverkslösningar för att minska risken för att hackerangrepp.
Och om du bara har en utskriftsleverantör som implementerar MPS innebär det automatiskt att färre personer utanför din organisation har tillgång till enheterna i ditt nätverk. Detta vanliga säkerhetshot bör inte underskattas. Läs mer om Teknologitrenderna år 2025.
Du kanske även är intresserad av...
