Brothers ”At Your Side”-guide om: Utskriftssäkerhet

Utskriftsrelaterade, och 59 procent av alla företag har varit med om minst en utskriftsrelaterad dataförlust under de senaste 12 månaderna.¹

De flesta tar sina enheter – och deras funktioner – för givna. Det är förmodligen därför den mest sannolika orsaken till brister i utskriftssäkerheten är interna användares oavsiktliga agerande.¹

Men utöver de som fattar beslut kring teknik och IT är det troligtvis många inom ditt företag som inte vet så mycket om utskriftssäkerhet. Forskningen visar att terminologin ofta är boven i dramat, och nästan hälften av alla små och medelstora företag anser att det finns för många svåra termer kring utskriftssäkerhet – i Frankrike och Italien anser fler än hälften att det är så.²

Med utgångspunkt i detta förklarar vi här de 10 vanligaste termerna kring utskriftssäkerhet så att du kan hjälpa dina användare.

1. Firmware
– Vad är det?
Firmware, eller inbyggd programvara, är de program som installeras på din dator när den tillverkas.
– Vad har det för funktion?
Det är den inbyggda programvaran som styr skrivarens funktioner.
– Varför behövs det?
Firmware är skrivarens ”hjärna” och måste uppdateras regelbundet för att åtgärda eventuella buggar, lägga till nya funktioner och bibehålla säkerhetsskyddet.

2. Kryptering
– Vad är det?
Kryptering är en säkerhetsmetod där data förvrängs så att det bara kan läsas av mottagare med rätt krypteringsnyckel.
– Vad har det för funktion?
Krypteringen skyddar dina data genom att göra dem svåra att läsa för någon som inte har rätt åtkomstbehörighet.
– Varför behövs det?
Om du skickar, tar emot, lagrar eller skriver ut känsliga data gör krypteringen din kommunikation säkrare.

3. TLS
– Vad är det?
Transport Layer Security är ett säkerhetsprotokoll som använder algoritmer för att kryptera utskriftsdata vid överföringen – perfekt för att skydda mot skrivarintrång och andra hot mot dokumentsäkerheten.
– Vad har det för funktion?
TLS säkerställer bibehållen sekretess och skydd för data som delas på internet.
– Varför behövs det?
Om du har fjärranvändare eller skriver ut via molnet skyddar TLS dina data mot hackning, intrång och avlyssning vid överföringen.

4. Protokoll

– Vad är det?
En uppsättning regler eller procedurer som styr utväxlingen av data mellan enheter, till exempel mellan datorer och skrivare.
– Vad har det för funktion?
Protokollet avgör vilken typ av data som får överföras, vilka kommandon som används för att skicka och ta emot dessa data, och hur dessa dataöverföringar bekräftas.
– Varför behövs det?
Enheter från olika tillverkare – eller olika typer av enheter (datorer, skrivare, servrar o.s.v.) – måste stödja samma protokoll för att kunna kommunicera med varandra.

5. SFTP
– Vad är det?
Secure File Transfer Protocol (SFTP)  är ett protokoll för säker överföring av stora filer mellan enheter, vanligtvis via webben.

– Vad har det för funktion?
Det skapar en säker, krypterad anslutning för att skannade dokument från enskilda eller multifunktionsskannrar till deras destinationer.
– Varför behövs det?
Till skillnad från vanliga FTP-protokoll ger den ökade SFTP-säkerheten största möjliga skydd mot potentiella intrång vid överföring av utskriftsdata.

6. LDAP
– Vad är det?
Lightweight Directory Access Protocol är en uppsättning regler som styr delningen av information om användare, grupper och applikationer.
– Vad har det för funktion?
LDAP autentiserar automatiskt användarnamn och lösenord för flera olika typer av utskrifter, inklusive mobila utskriftsfunktioner som pull printing, print to email och gästutskrift.
– Varför behövs det?
LDAP ger ökad valideringssäkerhet, inklusive begränsningar som förhindrar användare från att välja lösenord som enkelt kan hackas.

7. Penetrationstest
– Vad är det?
Ett penetrationstest är en simulerad attack på ditt datornätverk för att utvärdera säkerheten för de enheter och applikationer du använder.
– Vad har det för funktion?
Testet identifierar svaga punkter i ditt nätverk och dina datasystem som skulle kunna utnyttjas av cyberbrottslingar.
– Varför behövs det?
Informationen som genereras vid ett penetrationstest används för att åtgärda brister och öka säkerheten i dina system så att de är skyddade mot potentiella attacker.

8. Pull Print

- Vad är det?
Hämta utskriftsjobb från en säker plats för att skriva ut dem. Till exempel en säker server eller från enhetens inbyggda minne.
- Vad gör pull-print?

Istället för att skriva ut dokumenten direkt, ser det till att de dokument du skickar för utskrift inte släpps förrän du är redo att ladda ner dem.

- Varför behöver jag det?
20% av alla utskriftsjobb hämtas inte ³. Detta innebär inte bara att slösar på papper, el och förbrukningsvaror, utan det gör också att konfidentiella dokument kan falla i händerna på obehöriga. Pull Printing ser till att du är på plats för att hämta dina dokument, vilket minskar risken.

– Vad är det?
En säkerhetsmetod som används av företag där enheter kan ställas in för att endast acceptera anslutningar från specifika IP-adresser som länkar till betrodda maskiner, detta förhindrar åtkomst till enheten via nätverket.
– Vad har det för funktion?
IP-blockering förhindrar obehöriga användare från att komma åt dina skrivare direkt och kringgå säkerheten på din skrivarserver. Därför är det bara behöriga användare som behåller åtkomst.
– Varför behövs det?
IP-blockering förhindrar inte bara potentiellt farliga eller obehöriga IP-adresser från att ansluta till e-post-, skrivar- eller internetservrar, funktionen är även användbar om du vill begränsa överdriven eller obehörig användning av dina skrivare.

10. Funktionslås
– Vad är det?
Det är en funktion i kontrollpanelen som begränsar användarnas åtkomst till skrivarinställningar och vissa funktioner.
– Vad har det för funktion?
Funktionslåset gör det möjligt att konfigurera lösenord för utvalda användare, styra åtkomsten till skrivarens funktioner och till och med sänka kostnaderna genom att ange utskriftsgränser på månadsbasis.
– Varför behövs det?
Funktionslåset ökar säkerheten genom att styra vilka som har åtkomst till olika funktioner på era enheter.

Hos Brother har utskriftssäkerheten alltid högsta prioritet. Till följd av ökad lagstiftning kring sekretess och datasäkerhet vet vi att organisationer behöver hitta så många sätt som möjligt att skydda sina data på. Därför erbjuder Brother lösningen PrintSmart Secure Pro – en dokumentsäkerhetsfunktion som ger ökad utskriftssäkerhet och hjälper dig att följa reglerna kring datahantering.

Med den här funktionen kan användarna hämta dokument från vilken skrivare som helst som är ansluten till PrintSmart Secure Pro-servern – men de måste använda en PIN-kod eller ett NFC-kort för att dokumentet ska skrivas ut. På så sätt skyddas känslig eller konfidentiell information, eftersom det bara är den avsedda mottagaren som kan se den.
När allt kommer omkring är data- och dokumentsäkerheten allas ansvar, och vi hoppas att den här guiden kan hjälpa dig att sprida kunskap som ökar utskriftssäkerheten i hela din organisation. 

_{1: Quocirca: “Global Print Security Landscape” -  2019}

^{2. Savanta: 'Future Proofing Your Business’ Market Research, June 2020} 

^{3. Scribd: 'Quocirca Printer Pulse”, juni 2010}