59 % av alla företag har drabbats av dataförlust under det senaste året, vilket har kostat europeiska företag i genomsnitt 400 000 euro om året* enligt Quocircs rapport.
Med tanke på hur komplex frågan om utskriftssäkerhet är delar Brother med sig av sju tips och rekommendationer för att hjälpa företag att skydda sig från de omfattande konsekvenser som dataförlust kan få i form av ekonomiska och juridiska följder samt skadat rykte.
1. Involvera styrelsen
De enorma skador som cyberattacker och dataintrång orsakar, i kombination med kraven från GDPR-lagstiftningen, innebär att utskriftssäkerhet måste lyftas till en högre nivå än IT-avdelningen. Det måste diskuteras strategiskt på styrelsenivå genom att involvera CIO och CISO.
2. Genomför en grundlig kontroll
Det är oerhört viktigt att företag upptäcker potentiella säkerhetsbrister genom att säkerställa att deras utskriftsrutiner genomgår regelbundna säkerhetskontroller. Det är extra viktigt om ditt företag har en blandning av nya och äldre enheter. Managed Print Services (MPS) innebär inte bara att de flesta leverantörer gör en fullständig genomgång, utan att de även tar hand om den löpande övervakningen när alla enheter har optimerats och säkrats.
3. Ändra förinställda adminlösenord
Standardlösenord eller förinställda adminlösenord är en svag punkt för skrivare, men som tur är går de lätt att ändra. När enheten har installerats är det bara att ändra lösenordet till ett starkt och säkert.
4. Uppdatera din inbyggda programvara och patch
Potentiella säkerhetsbrister för skrivare kan minskas avsevärt genom att uppdatera den inbyggda programvaran och konfigurera enheten för automatiska uppdateringar. Kontakta skrivartillverkaren för att få hjälp om du har frågor kring detta.
5. Skydda utskrifterna
Det är inte bara själva skrivaren som behöver skyddas, utan även de dokument som du skriver ut. Totalsträckskryptering av nätverkstrafiken säkerställer skyddad överföring av utskrifter till skrivaren. Eftersom de flesta skrivare tillfälligt lagrar utskrifterna är det viktigt att se till att datan krypteras.
6. Övervaka dina enheter
Genom att känna till statusen för dina skrivare får du en helhetsbild av samtliga enheter. Företag bör använda programfunktioner för att övervaka sina enheter och åtgärda eventuella fel så snart de inträffar. Enheterna genererar en mängd data som ofta kan användas för att identifiera potentiella säkerhetsbrister och möjliggöra snabba åtgärder vid attacker. MPS-användare kan dessutom få regelbundna efterlevnadsrapporter, som bör innehålla intrångsövervakning och -rapportering.
7. Utbilda personalen
Eftersom många fall av dataförlust inträffar oavsiktligt (Quocirca rapporterar att 32 % av alla säkerhetsincidenter omfattade oavsiktliga handlingar av användarna) är det oerhört viktigt att företagen informerar sin personal om vikten av att skydda känslig information och öka kännedomen om potentiella hot. Ofta kan MPS-leverantören även hjälpa till med olika typer av utbildning.
* Quocirca genomförde en online-enkät med 250 små och medelstora företag och arbetsgivarorganisationer i Storbritannien, Frankrike, Tyskland och USA i december 2018..
