Hur har du det med säkerheten? Har du kontrollerat dina skrivare och pappersdokument?

Oavsett om det handlar om att förlora åtkomsten till produktionsdata på grund av en ransomware-attack eller om att kunduppgifter eller immateriell egendom hackas och sprids på darknet, kan konsekvenserna bli katastrofala, såväl för företagets rykte som för den löpande driften.

Ändå är skrivarsäkerheten något som de allra flesta beslutsfattare inom IT bortser från helt, eller väljer att inte fokusera på. När analysföretaget Quocirca frågade IT-beslutsfattare om potentiella säkerhetsrisker under 2022 var medarbetarnas hemmaskrivare den femte vanligaste säkerhetsrisken, som angavs av 24 % av svarsdeltagarna. Kontorets skrivarmiljö rankades ännu lägre, och nämndes bara av 21 procent.  

Samtidigt angav två tredjedelar av organisationerna för Quocirca att de hade drabbats av dataförluster på grund av osäkra utskriftsrutiner. Den genomsnittliga kostnaden per dataöverträdelse var 6,5 miljoner kronor, i kombination med andra ”icke kvantifierbara” konsekvenser som förlorad affärskontinuitet och driftstörningar.

Risken är tudelad. Förlust eller obehörig spridning av ett enda konfidentiellt pappersdokument kan i sig få katastrofala följder. Turerna mellan USA:s justitiedepartement och Donald Trump gällande om hemligstämplade dokument hade lämnat Vita huset eller inte handlade kanske snarast om att skapa rubriker. Men ett utskrivet personalregister som hamnar i fel händer kan få enorma konsekvenser för de berörda

Samtidigt utgör dina utskrifts- och skanningsenheter i sig en säkerhetsrisk. När allt kommer omkring är moderna skrivare ofta högavancerade databehandlingsenheter med egna lagringsmöjligheter och mängder av anslutningsalternativ som ethernet, Wi-Fi, Bluetooth och USB.

I oktober 2022 meddelade forskare på Cybernews att de hade lyckats kapa 28 000 oskyddade skrivare för att uppmärksamma om riskerna. De använde sin kontroll över de här enheterna för att skriva ut en kort vägledning om skrivarsäkerhet. Men som de själva påpekade hade någon med mer oärligt uppsåt enkelt kunnat få åtkomst till konfidentiella dokument som lagrades i skrivarminnet. De hade även kunnat utnyttja de kapade enheterna som en knutpunkt för ytterligare intrång i organisationernas nätverk. Skrivarna hade dessutom kunnat användas för distribuerade överbelastnings­attacker, spamutskick eller cryptomining. 

Håll nätverken säkra mot hackare

Så vad kan du göra för att åtgärda bristerna i skrivarsäkerheten? För att skydda dina nätverk, enheter och dokument krävs ett helhetsgrepp för nätverkssäkerheten. En effektiv plan för säkerhetshanteringen utarbetas bäst genom att ta hänsyn till hela nätverket (dokument, enheter och nätverk), inklusive yttre enheter (brandväggar, routrar, webbservrar, allt med allmän åtkomst), ändpunkter som arbetsstationer, samt alla enheter som är anslutna till nätverket, inklusive mobiltelefoner.

Väl fungerande övergripande säkerhetsrutiner för nätverk är av stor betydelse. Förhoppningsvis bevakar du redan all trafik till, från och genom ditt nätverk för att upptäcka ovanliga mönster. Men lägger du det fokus som krävs på trafik till och från dina skrivare och andra enheter för dokumenthantering?

Och hur ser det ut med själva enheterna som sådana? Kom ihåg att äldre enheter kan ha osäker programvara som dessutom är svår att uppdatera, vilket gör dem till enkla mål för hackare.

Moderna enheter ska erbjuda säkerhetsfunktioner som porthantering och dokumentkryptering för att omöjliggöra hackerattacker. Lösenordsskydd och autentiseringsteknik säkerställer att bara behöriga användare kan skriva ut och få åtkomst till dokumenten. Men det är upp till dig att implementera de här funktionerna på rätt sätt.

Du kan till och med gå steget längre och se till att medarbetarna måste ta sig till skrivaren och låsa upp ett dokument med hjälp av PIN-kod eller kort innan det skrivs ut, för att undvika risken att någon annan får med sig dokumentet. 

Allt detta blir enklare att administrera om du använder en plattform för utskriftshantering. Då kan du se vem som gör vad i hela nätverket, och du kan ställa in, aktivera och övervaka säkerhetsrutiner och arbetsflöden, ned till enskilda enheter och medarbetare.

Det kan vara en bra idé att ta hjälp av en partner inom Managed Print Services (MPS) som kan analysera din säkerhetssituation och effektivisera din utskriftshantering. Quocircas studie visar att de företag som samarbetar med MPS-leverantörer ofta har större kunskap om säkerhetsriskerna. De har dessutom bättre koll på säkerhetsläget och upplever att de har lättare att hantera säkerhetsrisker.

Det är lätt att glömma exakt hur intelligenta och avancerade dina skrivare och andra dokumentenheter faktiskt är. Det enda du kan vara säker på är att hackare och andra cyberbrottslingar inte gör samma misstag.

Kontakta en expert för att ta reda på hur Brother kan hjälpa dig att göra ditt företag säkrare, eller kolla in vår webbsida om säkerhet.