Tål din strategi för utskrifts- och dokumentsäkerhet att synas i sömmarna?

Oavsett om åtkomsten till produktionsdata går förlorad på grund av en ransomware-attack eller om kunduppgifter och immateriell egendom hackas och sprids på darknet, kan konsekvenserna bli katastrofala, såväl för företagets rykte som för den löpande driften. Detta gäller företag i alla storlekar.

Ökat fokus på utskriftssäkerhet

Allt fler IT-beslutsfattare inser att det krävs ett ökat fokus på skrivare och relaterade enheter för att skydda sig mot dessa hot. En undersökning utförd av IDC*  2024 visar att 31 % av alla företag under de senaste 12 månaderna hade utsatts för ett säkerhetsintrång kopplat till skrivare, och 18,9 % för flera intrång.

Och hotet kommer inte att försvinna – 29,8 % av företagen ser en ökning av antalet intrång, medan 56 % upplever en oförändrad hotnivå.

Riskerna är inte bara teoretiska

Det kan vara illa nog om ett konfidentiellt pappersdokument försvinner eller sprids till obehöriga.  Men ett utskrivet personalregister som hamnar i fel händer kan få förödande konsekvenser för de berörda. Enligt IDC*  är detta den vanligaste typen av utskriftsrelaterade incidenter, och utgör 38,1 % av alla ”allvarliga intrång”.

Samtidigt utgör utskrifts- och skanningsenheter en säkerhetsrisk i sig. När allt kommer omkring är moderna skrivare ofta högavancerade databehandlingsenheter, med mängder av anslutningsalternativ som Ethernet, Wi-Fi, Bluetooth och USB. Vissa enheter – dock inga av Brothers modeller – har dessutom inbyggda hårddiskar, vilket gör dem till attraktiva måltavlor för brottslingar. Därför är det knappast förvånande att osäkra skrivare står för över en fjärdedel av alla allvarliga intrång, enligt IDC:s undersökning*, medan en tredjedel utgörs av installation av skadeprogram (malware) på skrivare.

Forskare på Cybernews meddelade 2022 att de hade kapat 28 000 osäkra skrivare för att uppmärksamma riskerna. De använde sin kontroll över de här enheterna för att skriva ut en kort vägledning om skrivarsäkerhet. Men som de själva påpekade hade någon med mer oärligt uppsåt enkelt kunnat få åtkomst till konfidentiella dokument som lagrades i skrivarminnet. De skulle ha kunnat använda de kapade enheterna som en knutpunkt för ytterligare intrång i organisationernas nätverk eller DDoS-attacker, spamutskick och utvinning av kryptovaluta.

Hur skyddar man nätverk mot hackare?

Så vad kan du göra för att minska säkerhetsriskerna när du skriver ut, kopierar och skannar dokument? Det är fullt möjligt, men det krävs att du ställer en del frågor till dina leverantörer – och dig själv.

Tillämpa principen om ”noll tillit”

Säker teknik är grunden för alla IT-säkerhetsstrategier, så det är viktigt att du gör rätt från början och under skrivarens hela livscykel. Men det slutar inte där. Det är viktigt att se bortom själva skrivaren. Noll tillit – antagandet att man inte bör lita på någon enhet eller användare, utan kräva verifiering vid varje begäran eller försök att utföra en åtgärd – har blivit standard när det gäller att skydda sig mot cyberhot. För att skydda dina nätverk, enheter och dokument krävs ett helhetsgrepp för nätverkssäkerheten. Skyddet på flera nivåer omfattar hela miljön (dokument, enheter och nätverk). Här ingår även yttre enheter (brandväggar, routrar, webbserverar och allt med allmän åtkomst), stationära eller bärbara datorer samt enheter som är anslutna till nätverket, inklusive mobiltelefoner, för att skapa en effektiv säkerhetsplan.

Övervakning av nätverkssäkerhet för utskrifter

Väl fungerande rutiner för nätverkssäkerhet är av stor betydelse. Förhoppningsvis bevakas redan all trafik till, från och genom organisationens nätverk för att upptäcka ovanliga mönster. Men lägger du verkligen det fokus som krävs på trafik till och från skrivare och andra enheter för dokumenthantering? 

Och hur ser det ut med själva enheterna som sådana?  Noll tillit gäller även här. Kom ihåg att äldre enheter kan ha osäker programvara som dessutom är svårare att uppdatera, vilket gör dem till enkla mål för hackare. För att förhindra att hackare får tillgång till enheterna måste företagsledare därför se till att alltid hålla sig à jour med de senaste säkerhetsuppdateringarna. 

Moderna enheter ska erbjuda säkerhetsfunktioner som porthantering och dokumentkryptering för att omöjliggöra hackerattacker. Lösenordsskydd och autentiseringsteknik säkerställer att bara behöriga användare kan skriva ut och få åtkomst till dokumenten. Men det är upp till dig att implementera de här funktionerna på rätt sätt. 

Vem kan man lita på?

Du kan till och med gå steget längre och se till att medarbetarna måste ta sig till skrivaren och låsa upp den innan de skriver ut ett dokument, med hjälp av en PIN-kod eller ett NFC-kort, för att inte riskera att någon annan får med sig dokumentet. Alla våra flaggskeppsmodeller för företag har denna funktion som standard. Användarna kan också välja att uppgradera kompatibla enheter med en fristående säker pull printing-lösning.

Om du vill ha ännu mer kontroll och transparens kan du använda en plattform för utskriftshantering, så att du kan se exakt vem som gör vad i hela nätverket samt ställa in, aktivera och övervaka säkerhetsrutiner och arbetsflöden – ända ned till enskilda enheter och medarbetare.

Det kan vara en bra idé att ta hjälp av en partner inom Managed Print Services (MPS), som kan analysera din säkerhetsstrategi och effektivisera din utskriftshantering. Med en professionell och proaktiv MPS-leverantör ligger du steget före, håller dig uppdaterad och förbättrar dina förutsättningar när det gäller nya säkerhetsutmaningar. 

Glöm inte bort utskriftssäkerheten 

Det är lätt att glömma exakt hur intelligenta och avancerade dina skrivare och andra dokumentenheter faktiskt är. Det enda du kan vara säker på är att hackare och andra cyberbrottslingar inte gör samma misstag. Det är dags att sätta organisationens rutiner för utskriftssäkerhet under lupp. Lämna ingenting åt slumpen när du utvecklar din säkerhetsstrategi. Med Brother får du säkerhet som standard i tre lager, på nätverks-, enhets- och dokumentnivå, så att du slipper gissningar och kompromisser – och inte behöver ställa en massa frågor.

Så se till att skydda din infrastruktur för utskrifter. Prata med någon av våra säkerhetsexperter redan idagför att utvärdera dina befintliga risker och se hur Brothers säkra enheter och skydd på flera nivåer kan förbättra din IT-säkerhetsstrategi.

Vill du veta mer om vikten av utskriftssäkerhet?

Titta på vår nya kortfilm ”Interrogation” för att se vad som händer när utskriftssäkerheten sätts på prov – och upptäck varför rätt teknik gör hela skillnaden.