Kontorsutskrifter: Vad har förändrats? Min återkomst till utskriftsbranschen – en personlig reflektion.

Efter att ha arbetat med andra IT-områden i ett antal år är jag nu tillbaka i den här delen av branschen hos Brother Nordics. Den här artikeln är min personliga reflektion kring hur läget ser ut just nu, och vad som hänt sedan 2000-talets början.

Introduktion

När jag återvände till utskriftsbranschen slogs jag av att det är en bransch som på många sätt inte har förändrats särskilt mycket. Till skillnad från IT-industrin i stort har antalet sammanslagningar varit begränsat. De flesta leverantörer som fanns på marknaden vid århundradets början är fortfarande kvar. Trots tuffa marknadsförhållanden och en minskande marknad att konkurrera om är vissa av de stora trenderna och drivkrafterna fortfarande lika aktuella nu som då:

• Vi är inte ens i närheten av det papperslösa kontoret. Även om utskriftsvolymerna minskar visar de senaste studierna något överraskande att generation Y förväntar sig att papperet behåller sin betydelse.
• Managed Print Services (MPS) ökar stadigt, men det finns fortfarande enorma möjligheter till utveckling och förbättringar.
• Trots tydliga bevis på låga volymer och andelar för A3 ser vi fortfarande en utskriftsmiljö som i oproportionerligt stora delar bygger på A3-funktionalitet.

Det papperslösa kontoret

Runt millennieskiftet pratades det mycket om det så kallade papperslösa kontoret. Papper som medium dömdes ut och det förutspåddes att vi snart skulle ha ett helt digitalt arbetsflöde. Men hur såg det ut i verkligheten? När jag tillfälligt lämnade branschen 2013 ökade fortfarande kontorens utskriftsvolymer. När jag nu är tillbaka 2019 ser jag en tydlig förändring. Nu minskar utskriftsvolymerna – inom vissa vertikaler och områden snabbare än andra.

Men en oväntad generationsuppfattning som avslöjas i en studie från Quocirca ifrågasätter min syn på papperets betydelse.

Studien visar nämligen att utskrifter är här för att stanna ...

Trots att många har tagit för givet att de yngre generationernas digitala vanor skulle medföra minskade mängder tryckt material så visar forskningen på det motsatta. Generation Y förväntar sig att utskrifter kommer att få ökad betydelse. 

Quocircas studie avslöjar att ...

• 74 % av personerna i åldern 18–34 anser att utskrifter är viktiga i dag.
• 77 % av IT-beslutsfattarna i åldern 18–34 förväntar sig att utskrifter kommer att vara viktiga för deras verksamhet år 2025.

Detta skiljer sig markant från deltagarna i åldern 45–54.

• 82 % inom den här kategorin anser att utskrifter är viktiga i dag, men bara 54 % anser att de kommer att ha betydelse år 2025.

Den här trenden gäller inte bara Europa, utan även USA.

Generation Y (personer som nu är mellan 18 och 34) kommer att utgöra mer än 75 % av arbetsstyrkan år 2025. Och de kommer inte bara att vara dominerande på arbetsmarknaden – de kommer även att ta plats i styrelserummen. 

Talar den här forskningen emot föreställningen om att utskrifter kommer att få allt mindre betydelse i framtidens allt smartare, mer virtuella och uppkopplade ekosystem?

Papperet har överlevt introduktionen av den digitala kommunikationen, internet och den allt mer mobila arbetsplatsen. Om vi ser åsikterna hos de 18- till 34-åringar som deltagit i Quocircas undersökning som en fingervisning så kommer papperet att överleva även på det allt mer virtuella kontoret.

Övergången till tjänster: Managed Print Services

I många hänseenden följer trenderna och utvecklingen inom utskriftsbranschen samma mönster som den övriga IT-industrin. Ett exempel på detta är övergången till tjänstebaserade lösningar. I början av 2000-talet föddes idén om Managed Print Services (MPS). Som jag ser det drevs den här tanken av tre aktörer:

1. Leverantörer som var pressade att öka sina marginaler.
2. Kunder med ökad efterfrågan på lösningar och tjänster.
3. Analytiker som identifierade området som en perfekt möjlighet till produktivitetsförbättringar, konsolidering och omfattande kostnadsbesparingar.

Gartner Group, bland många andra, skyndade på utvecklingen med den legendariska rapporten ”Rightsizing Output Fleets: The Hidden Gold Mine” (”Anpassning av utmatningsenheter: en dold guldgruva”). I rapporten framkom att utmatningsenheter kan kosta ett företag mellan 1–3 % av omsättningen per år, och att en anpassning, eller ”rightsizing”, av dessa enheter skulle kunna innebära så mycket som 30 % i besparingar.

Det här är ett område där jag ser att mycket har förändrats. Inom många kundsegment och vertikaler har MPS blivit normen. Men jag tror att det fortfarande finns stort utrymme för förbättringar.

För det första, delvis tack vare kombinationen av kopierings- och utskriftsteknik, har det skett en omfattande konsolidering av enheter. Däremot är jag inte helt övertygad om att det har lett till optimalt utnyttjande av enheterna. Jag återkommer till detta längre fram.

För det andra måste man vara medveten om att de synliga kostnaderna (för hårdvara, konsumtionsvaror och underhåll) bara är en liten del av totalkostnaden för själva ägandet. Enligt Gartner Group så liten som 10 %. Administration, slutanvändartid och produktivitet utgör en mycket större del. Att uppnå rätt balans mellan medarbetare, processer och hantering är avgörande för att utnyttja den fullständiga potentialen.

Mysteriet med A3 jämfört med A4

Det här är kanske det som förvånar mest. I början av 2000-talet såg vi att volymen för A3-utskrifter var låg bland kunderna – i många fall utgjorde den bara några få procent. År 2019 är situationen oförändrad. Många kunders A3-volymer är fortfarande runt 1 %. Men när jag besöker kunderna och granskar många av de upphandlingar som genomförs är A3-enheter något som fortfarande förekommer och efterfrågas i hög grad. Vad är svaret på denna gåta?

Jag förstår det inte, och inte mina kollegor eller andra branschexperter heller. Men jag har några tankar om vad den här mystiska trenden kan bero på.

Först och främst är det branschen som har drivit den här utvecklingen. Återförsäljarledet har traditionellt sett varit mycket A3-fokuserat, eftersom affärsmodellen för kopiatorer kretsar kring högre marginaler tack vare högre hårdvarupriser och långsiktiga serviceavtal. Det har lett till att säljarna har sporrats att sälja en A3-enhet till ett högre pris.

Säljargumentet har ofta varit att priset per sida är lågt. Det är delvis sant. Men det innebär också att ett högre antal sidor måste skrivas ut på varje enhet för att kompensera för ett enhetspris som i många fall är högre än för alternativa A4-enheter. Något som enligt mig kan leda till ett eller två mindre önskvärda scenarier.

För att koppla tillräcklig volym till varje enhet för att ge en önskvärd totalkostnad krävs ett lågt antal enheter per användare, vilket i sin tur inverkar negativt på produktiviteten. En produktivitetsförlust som många kunder inte har råd med. Det innebär att en tillräcklig konsolidering inte är möjlig, och att de utlovade ekonomiska vinsterna uteblir.

Men det finns hopp.

Vi ser nu att ett fåtal kunder lyckas hitta en bättre balans genom att skapa en miljö där den tekniska funktionaliteten på ett bättre sätt anpassas mot utskriftsvolymen och hur den fördelar sig över olika pappersformat. Dessutom sker en förändring på leverantörssidan. Produktutbudet och produktmixen anpassas sakta till fler A4-konfigurationer. Gap Intelligence publicerade nyligen en artikel som tog upp några av de här förändringarna.

I slutändan handlar allt om processer och hur bra vi är på att verkligen förstå kundernas behov och beteenden. 

Även om tryckta upplagor av vissa typer av dokument utan tvekan kommer att minska till år 2025 innebär det inte att vi kommer att ha helt pappersfria kontor – snarare kontor med färre papper.

Generation Y räknar förvisso med att ha behov av tryckt material även i framtiden, men de tror samtidigt att digitaliseringen och mobiliteten blir viktigare. Därför behöver de verktyg som gör att de kan arbeta produktivt både i pappersmiljöer och i digitala miljöer.

Utvecklingen går åt rätt håll och om vi fortsätter att utveckla våra strategier, metoder och kompetenser finns det fortfarande stora förbättringsmöjligheter.

Quocirca: Print 2025
Gap Intelligence: Why Bigger (A3) Is Changing to Better (A4) when Choosing a MFP?