Fyra skäl att prioritera Managed Print Services i vår nya tid av hybridarbete

Utöver att dagens hybridarbete ökar risken för cyberattacker försvåras även IT-personalens insyn i skrivaranvändningen samt underhåll och reparationer av inköpta enheter.

MPS -lösningar kan hantera de här aspekterna – och samtidigt hjälpa dig att spara pengar, öka effektiviteten, förbättra produktiviteten och sänka kostnaderna. MPS minimerar dessutom avfallet, sänker kapitalutgifterna, förbättrar kassaflödet och ökar informationssäkerheten avsevärt. 

Alltså är det inte så överraskande att 53 % av företagen anger att deras investeringar i MPS kommer att öka under de kommande 12 månaderna¹ – främst inom små och medelstora företag som oroar sig för den ökande risken för cyberattacker och dataintrång.²  

Här är fyra aspekter att överväga för att inte hamna på efterkälken när du implementerar MPS i din hybridmiljö.

1. Hur kan Managed Print Services förbättra säkerheten för nätverk, enheter och dokument?

I vår tid av hybridarbete kräver företagen hög säkerhet av sin utskriftsleverantör.¹ Oron är så stor att 71 % anger att de tillämpar en princip om nolltillit, som behandlar varje användare, enhet och dataflöde som misstänkt och kräver autentisering vid varje åtkomst.¹

Att täppa till säkerhetsluckor såväl hemma som på kontoret är en viktig del av varje MPS-upplägg för att du ska kunna införa en säkerhet med nolltillit för alla skrivare som har åtkomst till ditt nätverk.⁵

En MPS-lösning ger dig åtkomst till enheter med hög inbyggd säkerhet. Leta efter funktioner som kortlås, PIN-kodsskyddade utskrifter, kryptering och automatisk intrångsdetektering som ger ett ständigt skydd mot hackning.

2.  Hur kan Managed Print Services bidra till digital omvandling?

Till följd av pandemin har digitisering av dokument blivit ett måste.
Företagen implementerar olika program för digital omvandling för att kunna upprätthålla de nya rutiner som pandemin har drivit fram³ och 37 % anser att Managed Print Services  är en viktig drivkraft för att uppnå digitisering.⁵  

MPS ger åtkomst till multifunktionsenheter som inte bara möjliggör utskrift av dokument utan även digitisering för att kunna spara och dela dem.

För att snabbt kunna utnyttja fördelarna med digital omvandling behöver du en MPS-leverantör som kan hjälpa dig att digitisera dina arbetsflöden och underlätta samarbete på distans.⁵  Exempelvis samarbetar Brother med Kofax för att erbjuda ControlSuite den ledande, heltäckande lösningen för skanning, utskrift och dokumenthantering.

Utöver att automatisera dokumentflöden, maximera säkerheten och säkerställa efterlevnad ger ControlSuite en konsekvent användarupplevelse oavsett system eller plats, på en mängd olika skrivare och multifunktionsenheter.

3. Hur kan Managed Print Services bidra till miljömässig hållbarhet?

Ett ansvarsfullt och hållbart agerande står högt upp på företagens agenda i dag. Minskat avfall från utskrifter ger både ekonomiska och miljömässiga fördelar – och med MPS kan du övervaka och styra mängden papper, el och förbrukningsartiklar som dina anställda använder, på många olika platser. 

Hela 83 % av företagen inser hur viktig miljöaspekten är för deras verksamhet, och 52 % svarar att minskad miljöpåverkan är viktigare än sänkta kostnader i samband med utskriftshanteringen.1 För att uppnå detta kan du låta retur och återvinning av använda bläckpatroner och tonerkassetter ingå i ditt MPS-upplägg.

4. Hur kan Managed Print Services hjälpa dig att hantera oberäkneliga utskriftsvolymer?

85 % av företagen anger att pandemin har inneburit en minskning av kontorets utskriftsvolymer.¹ 
Men den här minskningen är kanske inte så stor som du tror. Företag med 1 till 20 anställda beräknar att de kommer att skriva ut 11 % färre sidor.⁴  

Den verkliga utmaningen med hybridarbete är alltså inte att hantera låga utskriftsvolymer, utan de oberäkneliga volymerna. MPS hjälper dig att hantera de här variationerna genom att övervaka skrivaranvändningen och optimera din skrivarinfrastruktur för största möjliga värde.

Och eftersom du bara betalar för det du skriver ut – utan några miniminivåer – ger MPS transparens och kontroll över kostnaden för varje enskild skrivare – oavsett var den är placerad.

Dessutom innebär MPS-lösningen att nya bläckpatroner och tonerkassetter automatiskt skickas ut när de befintliga är på väg att ta slut – såväl till kontoret som till anställda som jobbar hemifrån.

.

Vilket är nästa steg för Managed Print Services?

Övergången till hybridarbete har fått allt fler företag att flytta sin skrivarinfrastruktur till molnet för att kunna hantera behoven hos en arbetsstyrka på distans.

Därför är det även viktigt att företagen kan övervaka och hantera utskrifter på distans – och det är betydligt enklare att uppnå om MPS-leverantören erbjuder verktyg för utskriftshantering i molnet som kan användas både på kontoret och hemma. Du kan läsa mer om fördelarna med utskriftshantering i molnet här.

Vill du veta mer om hur Brothers Managed Print Services kan hjälpa ditt företag att lyckas med vår tids hybridarbete till följd av pandemin? Här kan du läsa mer om våra MPS- lösningar.


Källor

_{1. Quocirca: "What Next for the Print Industry, 2021?"}

_{2. Millioninsights.com: "Report Summary: Managed Print Services (MPS) Market Analysis Report, By Channel, By Deployment, By Organization, By Application And Segment Forecasts From 2020 To 2027"}

_{3. Quocirca: "Managed Print Services, 2021 - Transforming the hybrid workplace"}

_{4. keypointintelligence.com: "Will Office Print Volume Ever Return to Normal? It Depends" - March 2021}

_{5.  https://quocirca.com/content/quocirca-mps-2021/}