Covid-19 har tvingat oss att omvärdera sättet vi arbetar på.

När allt fler arbetar på distans måste företagen betrakta sina utskriftslösningar på ett nytt sätt – framför allt för att göra det enklare för medarbetarna att skriva ut var de än befinner sig.  

Om de anställda ska kunna arbeta effektivt även på distans måste företagen satsa på enheter som verkligen möjliggör distansarbete och som är enkla att integrera i de anställdas hemnätverk – det gynnar såväl dina medarbetare som din verksamhet.

Så om du ansvarar för IT-inköpen på ditt företag är det dags att ställa frågan: Vilka fem aspekter bör jag överväga när jag köper skrivare för distansarbete?

 1. Uppkoppling och smidig användning:

Eftersom de flesta av dina medarbetare inte är IT-experter bör du se till att det är så enkelt som möjligt att installera, felsöka och underhålla skrivaren. Genom att minimera antalet orosmoment kan medarbetarna fokusera på det de är bra på och arbeta effektivt i stället för att behöva lägga tid på supportsamtal och onödig nedtid.

Och eftersom vi vet att de anställda inte alltid sitter vid datorn när de jobbar hemifrån kan appar för mobilen och surfplattan bidra till att jobbet löper smidigare.

För att dina medarbetare ska kunna arbeta effektivt hemma kan du även överväga ett tillfälligt MPS-avtal (Managed Print Service) så att de får tillgång till allt de behöver för att hålla uppe produktiviteten. Utöver själva hårdvaran kan du inkludera fjärrinstallation, automatisk beställning och leverans av toner samt möjligheten att identifiera och åtgärda problem på distans, vilket gör tillvaron både enklare och säkrare för alla inblandade.

 2. Bättre utnyttjade ytor:

Även innan vi hade hört talas om social distansering var effektiv användning av kontorsytan ett viktigt fokusområde för många företag. Nu när många av oss har förvandlat gästrum och köksbord till kontor är det viktigare än någonsin att välja utskriftsenheter som är så platseffektiva som möjligt.

Om ditt företag överväger att investera i skrivare för distansarbete är det viktigt att komma ihåg att hemmakontoret inte alltid kräver en mycket avancerad enhet, och att det kanske inte finns obegränsat med plats. I de här lägena bidrar kompakta maskiner till att utnyttja den tillgängliga ytan på bästa sätt. 

I takt med att företagen lyckas hantera allt fler av de utmaningar som distansarbete innebär, exempelvis uppkoppling, samarbete och säkerhet, kommer användarna snart att förvänta sig samma utveckling inom alla områden. Det innebär att ha tillgång till en funktionalitet i hemmet som ligger så nära kontorsmiljön som möjligt. Att balansera användarnas platsbegränsningar med deras förväntningar på funktionalitet kan kräva lite mer tid på kort sikt, men det leder till nöjdare användare på lång sikt.

3. Miljöaspekter:

Företagen och deras anställda blir allt mer medvetna om miljöfrågor. Man väljer i allt högre grad att köpa produkter från företag som tillämpar hållbara processer¹ – och arbetstagarna kräver att arbetsgivare tar hållbarhetsfrågor på allvar.²

Vi vet att företagen ofta bara tar ställning till skrivarens hållbarhet under den del av livscykeln då den används, eftersom det är då de största kostnaderna uppstår (för förbrukningsartiklar och energi). Men vilka aspekter ska företagen överväga för att skapa en hållbar verksamhet för medarbetare som arbetar hemifrån? 

Även om ökad hållbarhet minskar kostnaderna under användningsfasen är det viktigt att ta hänsyn till hållbarheten i alla delar av utrustningens livscykel för att åstadkomma verklig skillnad. Detta omfattar även enheter som kan finnas på medarbetarnas hemmakontor, och företagen måste säkerställa att den tillgängliga utrustningen förhåller sig till det faktiska arbete som utförs. 

Fråga dig själv: Har skrivaren tillverkats på ett hållbart sätt? Erbjuder min leverantör kostnadsfri insamling och återvinning av tonerkassetter? Och tar de hand om kasseringen i enlighet med EU:s WEEE-direktiv (Waste Electronic and Electrical Equipment)?

4.Säkerhet:

De allra flesta företag i dag anser att säkerheten är oerhört viktig. Men samtidigt som stort fokus läggs på att skydda servrar, datorer och databaser är det lätt att glömma att skrivarna måste vara precis lika säkra som övriga enheter i nätverket.

Eftersom medarbetarnas hemmanätverk sannolikt inte har lika hög säkerhetsnivå som företagens måste du vidta åtgärder för att förhindra att deras enheter blir en bakdörr till ditt i övrigt säkra nätverk.

Eftersom medarbetarnas hemmanätverk sannolikt inte har lika hög säkerhetsnivå som företagens måste du vidta åtgärder för att förhindra att deras enheter blir en bakdörr till ditt i övrigt säkra nätverk.
Medarbetare på distans, som inte längre kan förlita sig på ett nätverk som skyddas av företagets brandvägg, behöver hjälp med att hantera skrivarsäkerheten. Genom att välja skrivare med avancerade säkerhetsfunktioner som heltäckande kryptering kan riskerna minimeras – läs mer om hur du skyddar dina data i vårt blogginlägg om skrivarsäkerhet.

Om de som arbetar på distans redan har egna skrivare bör du kontrollera att säkerhetsfunktionerna motsvarar företagets säkerhetsstandarder innan du godkänner att de används. Se även till att sluta säkerhetscirkeln genom att ge de medarbetare som arbetar på distans möjlighet att strimla sönder och göra sig av med konfidentiell information på ett säkert sätt. 

5. Kostnadseffektivitet:

Företagen anpassar sig fortfarande för att hantera resursfördelning och behov i samband med distansarbete och letar efter besparingar i form av tid, effektivitet och kostnader för att öka lönsamheten.

Genom att investera i en MPS-lösning (Managed Print Service) kan du enkelt bevaka skrivaranvändningen i detalj och identifiera områden där det går att optimera utskrifterna för att uppnå viktiga kostnads- och effektivitetsbesparingar. Med ett MPS-avtal går det inte bara att begränsa användningen för att sänka kostnaderna, avtalet omfattar även underhåll och service som eliminerar oförutsedda utgifter om en enhet slutar att fungera.

Utöver MPS-upplägget kan du även enkelt sänka kostnaderna för dig och dina medarbetare genom att konfigurera skrivarna så att de körs mer ekonomiskt. Om du aktiverar viloläget i inställningarna minskar exempelvis energiförbrukningen när skrivaren inte används. Du kan även minska mängden toner och papper som används genom att sänka utskriftskvaliteten för utkast, skriva ut i gråskala eller skriva ut flera förminskade sidor på en enda sida.

 
Läs mer om de fem största fördelarna med Managed Print Services här.

Källor
1. www.entrepreneur.com: "It's Official: Customers Prefer Sustainable Companies" - december 2018
2. ft.com: "Jobseekers want employers to commit to meaningful social impact" - oktober 2019