Bibehållen informationssäkerhet i det nya normala

Dagens IT-nätverk omfattar även medarbetarnas hemmakontor och kök – och i och med att den anslutna utrustningen finns på en mängd olika platser har skrivare och skannrar blivit ännu större mål för cyberattacker.

Med så många utspridda enheter – inklusive skrivare och skannrar inköpta av användarna själva skrivare och skannrar inköpta av användarna själva – är det lätt hänt att IT-avdelningen missar de IT-säkerhetsrutiner som vanligtvis tillämpas för att skydda företaget.

Vi har frågat en mängd små och medelstora företag runt om i Europa om deras syn på informationssäkerhet under pandemin. Det visade sig chockerande nog att ett stort antal företag dagligen utsätter sin informationssäkerhet för risker, vilket exponerar verksamheten för datasäkerhetsintrång och datastöld.

Fyra av tio företag försummar sin informationssäkerhet

Svaren på vår studie1 visar att informationssäkerhet – för många företag – fortsatt är ett område som kräver större uppmärksamhet.

Även om bara 12 % av respondenterna svarade att de hade upplevt dokumentsäkerhetsproblem till följd av att personalen arbetade hemifrån - och 70 % uppgav att de hade haft tur och inte haft några incidenter alls – så svarade närmare en femtedel att de inte ens visste om de hade upplevt några dokumentsäkerhetsproblem.

När vi frågade hur företagen hade hanterat dokumentsäkerheten i samband med distansarbete svarade färre än en tredjedel att de hade erbjudit utbildning eller information för att öka kunskapen. Endast 18 % uppgav att de hade utarbetat eller uppdaterat sina riktlinjer så att de omfattar personer som använder sina egna enheter.

Men vårt allra största orosmoment är att fyra av tio företag svarade att de inte har funderat på dokumentsäkerheten alls.

Med andra ord måste företagen bli bättre på att införa förebyggande åtgärder för att värna om sin informationssäkerhet och skydda sina utskrifts- och dokumentsystem.

Informationssäkerhet vid distansarbete

Distansarbete har lett till mindre enhetlig utrustning. Det innebär stora risker för företagens IT-säkerhet och ger de IT-ansvariga många nya frågor att hantera. Framför allt eftersom det europeiska ramavtalet om distansarbete fastställer att arbetsgivaren ansvarar för att skydda data som används och bearbetas av personal som arbetar hemifrån. 

Vi rekommenderar därför alltid utskrifts- och skanningslösningar med kraftfulla funktioner för informationssäkerhet som stärker nätverkssäkerheten och minskar risken för att företagets data och dokument hamnar i fel händer. 

Fyra skrivarfunktioner för ökad informationssäkerhet

• Säkra utskrifter som innebär att dokumenten väntar och skyddas på enheten, i nätverket eller i molnet tills användaren bekräftar utskriften.

• Integrerade NFC-kortläsare eller pekskärmar som bara tillåter att dokumentet skrivs ut av en behörig användare
  
  
• Inbyggd programvara med elektronisk signatur som förhindrar obehöriga justeringar av programvaran för att bibehålla enhetens integritet och skydda mot skadlig aktivitet som stöld, förstörelse eller manipulering av data.
  
  
• Automatisk detektering av intrång som registrerar ovanlig nätverksaktivitet och stänger ned enheten vid upptäckt av skadliga processer. 

Ett annat effektivt sätt att övervaka och hantera enheter på distans är via Managed Print Service (MPS) som ger en hög grad av transparens.

I vår nya tillvaro av hybridarbete ger MPS en bättre överblick över användarnas beteende genom att spåra användningen av varje skrivare i ditt nätverk – oavsett placering. Det optimerar även din infrastruktur för utskrifter för optimal prestanda.

Mer information om hur Brothers säkra kontorsteknik möjliggör smidigare och effektivare hantering av ändamålsenliga säkerhetsprotokoll för slutanvändarna hittar du på våra sidor om  dokumentsäkerhet. 


^Källor

^{1.    Brothers New Normal Survey, november 2021: ett urval av 936 små och medelstora företag i hela Europa.}