Så digitiserar du dina dokument – en snabbguide

Här är våra bästa tips för att rensa ut, göra dina filer säkrare och mer lättillgängliga och hjälpa dig att ta steget in i en framtid som visserligen inte kommer att vara helt papperslös, men som definitivt kommer att innehålla mindre papper.

Så här kommer du igång 

• Rensa ut bland dina papper – innan du börjar digitisera kan du spara tid och ansträngning genom att slänga alla gamla, inaktuella och onödiga papper. Var skoningslös: Ska du verkligen spara det där CSN-beskedet från 1993? 

• Få färre nya papper – genom att välja att få nya dokument digitalt från banker och andra tjänsteleverantörer kan du begränsa mängden papper som behöver skannas och sparas. Be dina leverantörer att skicka sina fakturor och andra dokument via e-post i stället för med vanlig post.. 

• Planera för en digital tillvaro –formatet är inte den enda skillnaden mellan att arkivera digitala och fysiska dokument – ofta behöver själva strukturen ändras. Fundera över hur du har arkiverat dina pappersdokument tidigare och hur digitiseringen av dina dokument kan förenkla processen. I nuläget har du kanske till exempel dina papper ordnade i mappar efter årtal, medan de digitala dokumenten kan vara smidigare att arkivera efter kund. 

Organisera och håll efter ditt digitala arkiveringssystem

• Strukturera i undermappar – om du tar dig tid att ordna ett välstrukturerat digitalt arkiveringssystem kommer du att slippa lägga tid på att flytta runt filer längre fram i processen. Välj ett konsekvent namnsystem för filerna och skapa undermappar med hjälp av taggar eller nyckelord. Du kanske kommer fram till att det passar bäst att dela in filerna efter månad, t.ex. Fakturor > 2019 > Maj – eller så skapar du undermappar enligt mönstret Kund > Projekt > Fakturor.

• En backuplösning är ett måste – lenom att utnyttja molnlagring har du åtkomst till dina filer var du än är och du slipper riskera att de försvinner, vilket alltid är en risk med pappersdokument eller fysisk säkerhetskopiering.

• Arkivera på ett tydligt sätt–  oreda bland digitala filer kan vara lika frustrerande som att ha papper som ligger huller om buller i hyllorna. När projekt eller dokument inte längre behövs kan du flytta hela mappen, inklusive undermappar, till en arkivmapp. På så sätt har du fortfarande tillgång till alla filer utan att de skapar oreda. 

Gör digitiseringen till en rutin

• Handla omedelbart – skanna alla viktiga papper direkt. Gör det till en ny vana genom att digitisera kontinuerligt och hålla vanan vid liv.

• Skanna och återvinn – när du har skannat ett pappersdokument kan du slänga det, såvida du inte måste spara det av juridiska skäl. Genom att återvinna papper får du bättre ordning på hemmakontoret samtidigt som du gör en insats för miljön.

• Utvärdera och uppdatera dina rutiner–om pappershögarna börjar växa på nytt behöver du ta dig tid att gå igenom och utvärdera processen. Fundera på varför du inte skannar eller återvinner dokumenten direkt och finjustera ditt arkiveringssystem.

Praktiska skanningstips

• Nödvändiga skannerfunktioner – dubbelsidig skanning behövs för att digitisera högar av sparade papper, och 300 dpi brukar vara tillräckligt för hemmakontoret om du inte ska skanna mycket detaljerad grafik eller foton. Om du ska skanna mycket stora mängder papper kan en automatisk pappersmatare bearbeta en hel hög med papper på egen hand. 

• Mobilitet och förvaring – skannrar finns i alla storlekar och format. Vissa, till exempel Brothers senaste mobila modeller är utformade för att kunna tas med i farten, vilket gör dem till det perfekta alternativet vid mobilt arbete. Andra har designats för att kunna förvaras i en hurtslåda så att hemmakontoret kan hållas ordnat och städat När ordning och reda är viktigast klarar Brothers skannermodeller  ADS-2200 och  ADS-2700W långt mer än deras vikt antyder i fråga om funktionalitet.

• Satsa på OCR – OCR-programvara (Optical Character Recognition) läser in tryckt text och gör den redigerbar, så att du enkelt kan hitta filer längre fram genom att söka i ditt system efter innehållet. 
  I takt med att miljömedvetenheten och möjligheterna med digitalisering ökar kommer det att bli allt viktigare att kunna omvandla fysiska pappersdokument till digitala format. 

Så om det låter lockande att äntligen kunna rensa ut bland pappershögarna på hemmakontoret, varför inte börja redan i dag?

Mer information om Brothers skanningslösningar finns här.