A hybrid office scene shows remote working equipment including a laptop, lamp, desk, files and stationary.

Effektivare IT-inköp i vår nya tillvaro av distansarbete

08 juni 2022
4 Minuter lästid

Postat av

08 juni 2022
4 Minuter lästid

Arbetslivet har transformerats radikalt under de två senaste åren. I takt med att digitaliseringen har påskyndats och nya arbetsprocesser snabbt har anammats försöker vi nu alla att hantera det förändrade affärslandskapet. För att få större förståelse för de här förändringarna frågade vi små och medelstora företag runt om i Europa om deras erfarenheter av distansarbete före och under pandemin.

För att få större förståelse för de här förändringarna frågade vi små och medelstora företag runt om i Europa om deras erfarenheter av distansarbete före och under pandemin.

Före pandemin arbetade 58 % av respondenterna på kontoret på heltid och 36,5 % hade antingen ett upplägg med hybridarbete eller enbart distansarbete, visar studien. Pandemin har förändrat den här bilden enormt. Numera är det bara 21 % som jobbar på kontoret, och andelen anställda som antingen arbetar hemifrån på heltid eller som kombinerar kontorsarbete med distansarbete har fördubblats till 73 %.

Vår nya tillvaro av hybridarbete ger inköpscheferna stora bekymmer. Vem ansvarar för att upphandla, köpa in, hantera och underhålla den utrustning som medarbetarna behöver för att kunna jobba effektivt och produktivt?

Vem ansvarar för IT-inköp?

Vår studie visade att över 80 % av de europeiska medarbetarna anser att deras arbetsgivare bör förse dem med en skrivare eller skanner för distansarbete. Men färre än 25 % hade fått någotdera av arbetsgivaren.

Hela 75 % av de anställda som ägnade sig åt distansarbete uppgav att de använde en skrivare som de köpt själva före eller under pandemin – och närmare 60 % använde sin egen skanner.

Företagen förlitar sig med andra ord på utrustning som ofta köpts in slumpmässigt och i all hast för att kunna sköta arbetsuppgifterna, på ett sätt som inte följer företagets inköpspolicy.

Hantera inköp av utrustning

När de anställda tvingas köpa egen utrustning för distansarbete finns det alltid en risk att vissa köper billigast möjliga modeller. Samtidigt kommer ett antal medarbetare – såväl hemma som på kontoret – att använda utrustning som köpts in enligt de gällande rutinerna för IT-inköp.

Faktumet att vissa enheter är bättre lämpade för uppgiften än andra kan skapa ett ojämnt resultat, både vad gäller utrustning och personal.

Distansarbetare som skaffar utrustning utanför inköpspolicyn skapar också frågor kring vem som ska stå för kostnaden och vem som håller koll på utskriftsvolymerna och beställer förbrukningsartiklar? Decentraliserade inköp av enheter och förbrukningsartiklar vid distansarbete innebär inte bara att företagets administrativa börda ökar utan medför även kostnader och risker i form av maskinfel, reparationer och underhåll.

Så hur kan företagen effektivisera inköpsprocessen?

A man is sitting in his hybrid office working remotely from home. He is reviewing a document printed from a Brother printer.

Ta kontroll över dina IT-inköp

Dagens företag måste noga överväga vilken utrustning deras team använder och ta ställning till hur deras inköpspolicy ska tillämpas för samtliga anställda, oavsett plats. Detta blir särskilt svårt att hantera när medarbetarna använder en mängd olika privata enheter.

För att undvika de risker som uppstår när personalen använder sin egen utrustning rekommenderar vi en strategisk inköpspolicy som gör det möjligt att installera, övervaka och hantera alla enheter på distans. Känns det otäckt eller komplext att decentralisera dina processer för dokumenthantering? Ingen fara – det finns en lösning.

Managed Print Services gör dina IT-inköp enklare

Det blir betydligt smidigare och mer kostnadseffektivt att köpa in utrustning till olika platser med hjälp av Managed Print Services (MPS).

I stället för att försöka hantera budgetar och resurser för en mängd olika typer av enheter på olika platser skapar MPS enhetlighet och transparens genom att övervaka varje skrivare i skrivarflottan – oavsett var den befinner sig – och optimera din infrastruktur för största möjliga värde.

Dessutom innebär MPS att utgifterna i samband med distansarbete minskar, eftersom nya bläckpatroner och tonerkassetter automatiskt skickas ut när de befintliga är på väg att ta slut – såväl till kontoret som till anställda som jobbar hemifrån.

Vill du veta mer om hur Brothers Managed Print Services kan hjälpa dig att få större kontroll över inköp, leverans, hantering, underhåll och kostnader i samband med din utrustning – och säkra framgångarna för din verksamhet i vår nya tillvaro av hybridarbete? Ta en titt på våra MPS-lösningar.